TANGERANG, Info Massa – Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kota Tangerang terus memperkuat tata kelola kearsipan melalui kegiatan Sosialisasi Akuisisi Arsip Perangkat Daerah yang digelar di Ruang Al Amanah, Pusat Pemerintahan Kota Tangerang, Rabu (19/8/2026).
Kegiatan ini menjadi langkah strategis untuk meningkatkan pemahaman perangkat daerah dalam mengidentifikasi, menilai, menata, hingga menyerahkan arsip yang memiliki nilai kesejarahan agar dapat diselamatkan dan dilestarikan sebagai bagian dari khazanah arsip statis.
Kepala DPAD Kota Tangerang, Engkos Zarkasyi, menegaskan pentingnya keterlibatan seluruh perangkat daerah dalam menjaga arsip yang memiliki nilai informasi dan sejarah bagi Kota Tangerang.
“Arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan, tetapi merupakan rekaman perjalanan pemerintahan dan masyarakat yang menjadi bagian dari memori daerah. Karena itu, arsip yang memiliki nilai kesejarahan harus dikenali, dijaga, dan diselamatkan dengan tata kelola yang tepat,” ungkap Engkos, Rabu (19/8).
Dalam sosialisasi ia menjelaskan bahwa identifikasi arsip statis merupakan kegiatan untuk mengenali, menemukan, memahami, dan menggambarkan arsip yang mempunyai potensi nilai kesejarahan serta berpotensi dipermanenkan menjadi bagian dari khazanah arsip statis.
Identifikasi tersebut harus mampu menjawab sejumlah hal penting, mulai dari siapa pencipta arsip, apa isi arsip, kapan arsip tercipta, bagaimana konteks penciptaannya, hingga alasan arsip tersebut penting untuk dipermanenkan.
Proses identifikasi juga menjadi salah satu tahapan penting dalam pengelolaan arsip, khususnya dalam rangka akuisisi arsip statis. Prinsip asal usul atau provenance, aturan asli atau original order, serta keutuhan arsip perlu tetap diperhatikan agar konteks dan hubungan antarsatu arsip dengan arsip lainnya tidak terputus.
Lanjut Engkos mengatakan, setiap perangkat daerah memiliki arsip yang berpotensi menjadi bagian penting dari sejarah Kota Tangerang.
“Setiap perangkat daerah memiliki arsip yang merekam kebijakan, kegiatan, pembangunan dan berbagai peristiwa penting. Tugas kita adalah memastikan informasi penting tersebut tidak hilang, sehingga tetap dapat dimanfaatkan dan menjadi sumber pengetahuan bagi generasi berikutnya,” jelasnya.
Dalam proses akuisisi, perangkat daerah memiliki peran penting sebagai pencipta arsip. Pengelola arsip bertugas melakukan identifikasi, penataan, pendataan, menyiapkan daftar usul serah, serta melakukan koordinasi teknis.
Sementara itu, pimpinan pencipta arsip memiliki tanggung jawab memberikan persetujuan atau penetapan sesuai kewenangan dan memastikan arsip yang diserahkan autentik serta dapat dipertanggungjawabkan.
DPAD Kota Tangerang kemudian memberikan pendampingan, melakukan verifikasi dan penilaian atau persetujuan sesuai kewenangan, sekaligus menerima dan mengelola arsip statis.
“Akuisisi arsip membutuhkan sinergi. Perangkat daerah sebagai pencipta arsip harus aktif melakukan identifikasi dan penataan, sedangkan lembaga kearsipan memberikan pendampingan dan memastikan prosesnya berjalan sesuai kaidah kearsipan,” terang Engkos.
Sosialisasi juga menekankan bahwa arsip yang memiliki nilai kesejarahan tidak hanya berasal dari dokumen pemerintahan tingkat daerah. Arsip dari perangkat daerah, kecamatan, kelurahan, perseorangan, tokoh masyarakat maupun organisasi juga dapat menjadi sumber penting dalam merekam perjalanan Kota Tangerang.
Sejumlah arsip yang berpotensi memiliki nilai sejarah antara lain keputusan kepala daerah, peraturan daerah, peraturan wali kota, risalah rapat, dokumen kebijakan, dokumen pembangunan daerah, laporan pertanggungjawaban, dokumentasi kegiatan pemerintahan, program strategis, laporan kegiatan penting, dokumentasi proyek besar hingga arsip pimpinan.
Sementara dari kecamatan dan kelurahan, arsip mengenai sejarah pembentukan wilayah, perubahan wilayah, dokumentasi pembangunan, arsip tokoh masyarakat serta dokumentasi peristiwa penting juga menjadi bagian yang perlu diperhatikan.
Salah satu tujuan utama identifikasi adalah mengetahui keberadaan arsip yang bernilai kesejarahan, mengidentifikasi arsip yang penting bagi sejarah organisasi maupun daerah, menentukan arsip yang berpotensi menjadi arsip statis, serta memahami konteks penciptaannya.
Hasil identifikasi selanjutnya menjadi bahan bagi lembaga kearsipan dalam menentukan arsip yang akan diakuisisi sekaligus mendukung upaya menyelamatkan bukti dan informasi penting mengenai perjalanan pemerintahan dan masyarakat Kota Tangerang.
Engkos pun mengingatkan pentingnya melakukan penyelamatan arsip secara lebih awal.
“Jangan sampai kita baru menyadari pentingnya sebuah arsip ketika arsip tersebut sudah rusak atau bahkan hilang. Identifikasi sejak awal menjadi langkah penting untuk memastikan informasi yang memiliki nilai sejarah tetap terlindungi,” pesannya.
Akuisisi arsip sendiri merupakan bagian dari proses penyelamatan dan pelestarian arsip statis. Prosesnya dilakukan melalui tahapan yang terukur, mulai dari pemeriksaan dan verifikasi daftar arsip usul serah, penilaian, penetapan status arsip, persetujuan penyerahan hingga serah terima kepada lembaga kearsipan.
Untuk arsip elektronik, proses juga mencakup pemeriksaan kelengkapan berkas dan metadata, verifikasi, persetujuan serta transfer arsip melalui sistem atau media penyimpanan yang sesuai.
DPAD Kota Tangerang terus berkomitmen dalam mendorong perangkat daerah semakin aktif membangun budaya kearsipan dan memahami bahwa arsip bukan hanya bagian dari administrasi pemerintahan.
Arsip yang terselamatkan dapat menjadi sumber informasi, bukti perjalanan pemerintahan dan pembangunan, bahan penelitian sekaligus warisan informasi bagi generasi mendatang.
“Kita ingin membangun kesadaran bersama bahwa menjaga arsip berarti menjaga memori Kota Tangerang. Apa yang dilakukan pemerintah hari ini akan menjadi bagian dari sejarah yang dibaca dan dipelajari oleh generasi yang akan datang,” tutupnya.[]
